Thứ 407262017

LAST_UPDATE07:04:11 AM

Chức năng nhiệm vụ phòng tổ chức

1. Mô tả công việc cụ thể:


1.1. Công tác Tổ chức nhân sự:


1.1.1. Nghiên cứu, đề xuất việc xây dựng, tổ chức bộ máy hành chính; Giúp Ban Giám hiệu xây dựng quy chế hoạt động nhà trường, quy chế hoạt động của các bộ phận trong nhà trường.
1.1.2. Phối hợp với các Trưởng phòng, ban trực thuộc xây dựng, quy hoạch đội ngũ CBCNV, giáo viên trong các đơn vị của nhà trường. Xây dựng, đề xuất và tham mưu cho Ban Giám hiệu quy hoạch lâu dài đội ngũ cán bộ.
1.1.3. Xây dựng và hướng dẫn thực hiện các nội quy, quy chế của Ban Giám hiệu về định biên và quản lý biên chế; Về tổ chức tuyển dụng, sử dụng, điều động, thuyên chuyển, đề bạt và bồi dưỡng cán bộ.
1.1.4. Lập và quản lý hồ sơ về lương, thủ tục đề nghị nâng bậc lương theo quy định của Ban Giám hiệu. Tổ chức và thực hiện các chế độ, chính sách cho cán bộ, giảng viên trong nhà trường. Tổ chức, thực hiện công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thỏa ước lao động, hợp đồng lao động…
1.1.5. Lập và quản lý, lưu trữ hồ sơ, sơ yếu lý lịch của CBCNV, giảng viên. Xét và cấp giấy chứng nhận, giấy phép cùng các loại giấy tờ khác thuộc phạm vi tổ chức cán bộ trong nhà trường. Thực hiện các dạng hồ sơ, thủ tục trong công tác tổ chức.
1.1.6. Thực hiện thanh tra, kiểm tra hàng ngày lịch công tác của tất cả CBCNV, giáo viên (giờ đến cơ quan và giờ ra về). Quản lý hồ sơ và thường trực Hội đồng khen thưởng và kỷ luật của CBCNV, giảng viên.
1.1.7. Phối hợp thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ, công tác giáo dục chính trị tư tưởng cho CBCNV, giảng viên. Đề xuất với Ban Giám hiệu cách giải quyết đơn từ khiếu nại, tố cáo.
1.1.8. Tham mưu cho Ban Giám hiệu làm thủ tục cử CBCNV, giảng viên đi công tác và học tập ở trong và ngoài nước.
1.1.9. Giúp Ban Giám hiệu trong lĩnh vực hợp tác với trường bạn trong và ngoài nước về đào tạo, nghiên cứu khoa học.
1.1.10. Thiết lập các mối quan hệ, hợp tác, soạn thảo văn bản thoả thuận, ghi nhớ về đào tạo với các Doanh nghiệp, các trường Đại học, Cao đẳng hoặc các tổ chức giáo dục, cá nhân trong và ngoài nước theo quy định của Nhà nước và của nhà trường.
1.1.11. Làm các thủ tục mời chuyên gia nước ngoài đến trường giảng dạy và trao đổi kinh nghiệm theo quy định của Nhà nước và của Bộ chủ quản.
1.1.12. Nghiên cứu xây dựng và tổ chức thực hiện các dự án có vốn đầu tư nước ngoài để Ban Giám hiệu trình với cơ quan có thẩm quyền quyết định. Phối hợp với các đơn vị có liên quan, giúp Ban Giám hiệu huy động nguồn lực để thực hiện tốt các thỏa thuận, các dự án trong và ngoài nước.


1.2. Công tác Hành chính:


1.2.1. Nhận và phân loại, vào sổ lưu các công văn, thư, báo, tài liệu… từ các nơi gửi về; Trình Ban Giám hiệu và chuyển đến các đơn vị chức năng để thực hiện; Theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện; Lưu trữ bản gốc các loại công văn đi và đến của nhà trường.
1.2.2. Kiểm tra, phân loại công văn, tài liệu, tờ trình, thư tín của đơn vị và cá nhân trong nhà trường trước khi đóng dấu; Chịu trách nhiệm về thể thức các văn bản và các quy định về thủ tục hành chính trong phạm vi toàn trường.
1.2.3. Chuyển công văn, tài liệu, thư tín… của lãnh đạo và các công văn của các đơn vị do lãnh đạo ký gửi ra ngoài nhà trường theo đúng quy định.
1.2.4. Đặt mua, quản lý, tiếp nhận, sử dụng và phân phát đúng chế độ các loại tem thư, bưu phẩm, phong bì, báo chí đến các đơn vị trong nhà trường.
1.2.5. Quản lý và sử dụng các loại giấy tờ in sẵn tiêu đề, con dấu theo quy định của pháp luật; Tổ chức công tác lưu trữ văn bản, tài liệu; Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho CBCNV nhà trường đi công tác, giấy xác nhận công tác cho CBCNV và người ngoài đến công tác tại trường.
1.2.6. Đánh máy, in, sao chụp các loại công văn, tài liệu, văn kiện phục vụ cho công tác chung của nhà trường.
1.2.7. Tập hợp thông tin về mọi mặt hoạt động của các bộ phận trong toàn nhà trường; Xây dựng, theo dõi, đôn đốc thực hiện kế hoạch công tác hàng tháng/học kỳ/năm học; Kịp thời phát hiện các khâu ách tắc trong công tác của các đơn vị, đề xuất với lãnh đạo nhà trường các biện pháp khắc phục.
1.2.8. Thực hiện tổ chức các cuộc họp, hội nghị cán bộ công chức cấp trường hàng tháng/năm, từ khánh tiết đến chuẩn bị nội dung, chương trình, khách mời và tiếp đón đại biểu.
1.2.9. Lên kế hoạch, thông báo, tổ chức in lịch hàng năm, thăm hỏi, chúc tết, soạn thảo và gửi tặng phẩm, thư điện, thiếp chúc mừng, hoặc tin chia buồn… đến các tổ chức và cá nhân có quan hệ với trường.
1.2.10. Soạn thảo các văn bản có tính chất tổng hợp như sơ kết, tổng kết hàng năm, báo cáo hội nghị liên tịch, báo cáo đột xuất.
1.2.11. Tiếp nhận các thắc mắc, nguyện vọng, yêu cầu của cá nhân, tập thể trong và ngoài trường, bố trí thời gian để cá nhân và tập thể có nhu cầu gặp lãnh đạo nhà trường.
1.2.12. Đề xuất, dự trù mua sắm, quản lý và sử dụng tốt các dụng cụ tiếp khách của nhà trường.


1.3. Công tác Quản trị:


1.3.1. Quản lý, bảo dưỡng cơ sở hạ tầng bao gồm: đất đai, sân, vườn, cây cảnh, cây xanh, hàng rào, hệ thống giao thông trong trường, hệ thống cống rãnh, hệ thống cung cấp điện, nước, hệ thống điện thoại trong nhà trường đảm bảo thông tin thông suốt.
1.3.2. Quản lý, bảo dưỡng và lập kế hoạch báo cáo cho Ban Giám hiệu tổ chức sửa chữa nhỏ toàn bộ hệ thống nhà cửa bao gồm: nhà làm việc, xưởng thực tập, phòng thí nghiệm, lớp học, phòng học và các công trình công cộng khác.
1.3.3. Đề xuất với Ban Giám hiệu để giải quyết và làm thủ tục các công việc liên quan đến nhà đất thuộc phạm vi nhà trường quản lý.
1.3.4. Phối hợp các đơn vị chức năng có liên quan, lập kế hoạch xây dựng nghiệm thu các công trình xây dựng mới, công trình sửa chữa, cải tạo lớn, nhận bàn giao và có kế hoạch đưa các công trình đó vào sử dụng có hiệu quả theo sự chỉ đạo của ban Giám hiệu.
1.3.5. Phối hợp với Phòng Tài chính kế hoạch quản lý, theo dõi hồ sơ nhập và xuất tài sản, thiết bị văn phòng. Theo dõi định mức sử dụng điện, điện thoại của các đơn vị trong nhà trường.
1.3.6. Xây dựng quy chế kiểm tra, quy định sử dụng, bảo quản tài sản, thiết bị dạy và học, thiết bị văn phòng. Thường xuyên đánh giá chất lượng, giá trị sử dụng các tài sản đó để có kế hoạch mua sắm, sửa chữa, tận dụng hết khả năng công suất, chống hư hỏng, mất mát, lãng phí.
1.3.7. Khai thác mua sắm các tài sản do các đơn vị đề nghị được Ban Giám hiệu duyệt theo đúng trình tự.
1.3.8. Thực hiện đúng thời hạn các đề nghị của các bộ phận gửi đến đã được Ban Giám hiệu phê duyệt.


1.4. Công tác Y tế:


1.4.1. Chăm lo sức khỏe, chữa bệnh thông thường và chữa bệnh ban đầu cho CBCNV và HSSV; Công tác vệ sinh phòng dịch trong nhà trường trên cơ sở chỉ đạo trực tiếp về chuyên môn của ngành Y tế.
1.4.2. Lập và quản lý hồ sơ sức khoẻ, làm các thủ tục về việc cấp thẻ bảo hiểm y tế cho CBCNV và HSSV trong nhà trường.
1.4.3. Tổ chức khám bệnh định kỳ cho CBCNV và HSSV.
1.4.4. Quản lý cơ sở vật chất, thuốc và mọi tài sản khác theo quy chế quản lý của ngành Y tế và quy định của nhà trường.
1.4.5. Tổ chức kiểm tra và giám sát công tác vệ sinh môi trường trong khu vực làm việc, giảng đường, ký túc xá. Tổ chức tuyên truyền và triển khai các biện pháp phòng và chống dịch bệnh.


1.5. Công tác Quản lý thư viện:


1.5.1. Chịu trách nhiệm thống kê đầu sách trong thư viện nhà trường.
1.5.2. Sắp xếp, phân loại và bảo quản sách theo đúng chủng loại sách.
1.5.3. Lập bản kế hoạch cập nhật và dự trù mua sắm sách.
1.6. Công tác Quản lý ký túc xá:
1.6.1. Bảo vệ ký túc xá, đảm bảo an toàn cho HSSV.
1.6.2. Thường xuyên kiểm tra, theo dõi, đôn đốc HSSV tránh những tệ nạn xã hội...
1.6.3. Kịp thời phát hiện và giải quyết những tình trạng gây mất trật tự trong khuôn viên ký túc xá.
1.6.4. Nhận, sắp sếp chỗ ở cho HSSV sao cho hợp lý. Đăng ký tạm trú cho HSSV ở tại ký túc xá.
1.7. Công tác bảo vệ, vệ sinh:
1.7.1. Xây dựng kế hoạch và tổ chức, triển khai thực hiện và kiểm tra công tác an ninh trật tự, bảo vệ an toàn, chống trộm cắp, gây rối trật tự trong khu vực làm việc và học tập.
1.7.2. Đảm nhận việc giao, nhận chìa khoá và quản lý các phòng học, phòng thực hành của nhà trường.
1.7.3. Thường trực cổng ra vào của trường; Tuần tra canh gác 24/24h trong ngày; Giữ gìn trật tự; Bảo vệ tài sản của nhà trường, các phương tiện đi lại; Tạo điều kiện an toàn, thuận lợi cho CBCNV, HSSV đến trường làm việc, học tập và công tác.
1.7.4. Giải quyết các vụ việc liên quan đến công tác bảo vệ tính mạng và tài sản của tập thể và cá nhân trong phạm vi nhà trường quản lý.
1.7.5. Đảm nhiệm công tác vệ sinh môi trường trong các khu nhà làm việc, lớp học, đường xá, sân trường; Chăm sóc vườn hoa, cây cảnh, cây xanh; Đảm bảo cảnh quan sạch đẹp trong nhà trường.


1.8. Bộ phận Lái xe:


1.8.1. Sẵn sàng phục vụ, đưa đón CBCNV nhà trường đi công tác đúng giờ, an toàn trong cũng như ngoài tỉnh.
1.8.2. Vệ sinh, bảo dưỡng, bảo trì xe theo đúng định kỳ.
1.8.3. Lưu trữ và nộp về Phòng Kế hoạch – Tài chính các chứng từ thanh toán hợp pháp – hợp lệ.
1.9. Bộ phận Phòng cháy chữa cháy:
1.9.1. Xây dựng kế hoạch, phương án PCCC. Phối hợp với các đơn vị chức năng tổ chức lực lượng PCCC.
1.9.2. Xây dụng kế hoạch tập huần PCCC cho CBCNV và HSSV.
1.9.3. Chuẩn bị đầy đủ và quản lý tốt dụng cụ, phương tiện PCCC.
1.9.4. Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện PCCC trong phạm vi nhà trường và ký túc xá..
1.9.5. Tiếp đón, hướng dẫn cơ quan chuyên ngành đến kiểm tra về PCCC.


2. Các trách nhiệm được giao để thực hiện công việc:


2.1. Phân công công việc cho từng thành viên của phòng phù hợp năng lực.
2.2. Quản lý, theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ được giao của từng thành viên trong phòng nhằm đảm bảo các công việc được mô tả ở trên đạt hiệu quả cao nhất.
2.3. Theo dõi về việc thực hiện nội quy, quy định của các CBCNV, giáo viên.
2.4. Lập danh mục và quản lý, theo dõi các trang thiết bị của nhà trường.
2.5. Quản lý hồ sơ, danh sách CBCNV, giáo viên của nhà trường.
2.6. Tổ chức, chuẩn bị nội dung các cuộc họp xét định kỳ.
2.7. Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho CBCNV và giảng viên.
2.8. Chuẩn hóa các công việc qua việc xây dựng, duy trì và cải tiến các quy trình nghiệp vụ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.


3. Các quyền hạn được giao để thực hiện công việc:


3.1. Điều động phân công công tác từng thành viên trong phòng.
3.2. Đề nghị cho CBCNV của nhà trường nghỉ phép.
3.3. Đề xuất khen thưởng kỷ luật CBCNV, giáo viên của nhà trường.
3.4. Đề nghị sửa chữa, thay thế và cung cấp mới trang thiết bị phục vụ công tác của phòng và nhà trường, các dụng cụ PCCC, và phương tiện vận chuyển…
3.5. Đề xuất CBCNV, giáo viên đi công tác, học tập các khoá nâng cao nghiệp vụ chuyên môn.
3.6. Thay mặt Hiệu trưởng trả lời CBCNV, giảng viên của nhà trường về các vấn đề được Hiệu trưởng ủy nhiệm.
3.7. Yêu cầu, nhắc nhở các đơn vị liên quan tuân thủ, thực hiện các chỉ đạo từ Hiệu trưởng; Các quy định về an toàn PCCC, an ninh trật tự trong nhà trường.
3.8. Lập biên bản khi xảy ra sự việc liên quan đến an ninh trật tự và PCCC trong nhà trường.
3.9. Từ chối cấp giấy giới thiệu, giấy chứng nhận, sao y văn bằng khi không hợp lệ.
3.10. Từ chối không đóng dấu những văn bản chưa hợp lệ về mặt hành chính.
3.11. Từ chối vận chuyển các đối tượng, các vật dụng trái với quy định về an toàn PCCC và trái quy định của pháp luật.
3.12. Kiểm tra giấy tờ, vật tư, tài sản và từ chối các đối tượng, vật tư, tài sản ra vào cổng không đúng quy định của nhà trường.
3.13. Lập biên bản các trường hợp vi phạm nội quy nhà trường.
3.14. Liên hệ cơ quan công an địa phương xử lý các trường hợp khẩn cấp và báo cáo Ban Giám hiệu.
3.15. Đề nghị những biện pháp xây dựng, sửa chữa đúng quy định, đạt yêu cầu về chất lượng, thẩm mỹ kiến trúc.
3.16. Kiến nghị trang bị sửa chữa các phương tiện, đồ dùng quản trị cho các phòng, ban trong nhà trường.
3.17. Yêu cầu bên đơn vị thi công làm đúng thiết kế, đảm bảo tiến độ và thực hiện các biện pháp an toàn lao động. Đề nghị với Ban Giám hiệu đình chỉ thi công khi bên thi công làm sai các yêu cầu trên.
3.18. Đề nghị các biện pháp nhằm đảm bảo chất lượng, tiến độ và an toàn lao động.

4. Các thông tin phục vụ cho việc thực hiện công việc:


- Các chế độ chính sách, quy định pháp luật của nhà nước Việt Nam.
- Các quy định, quyết định của Nhà trường, các bộ ngành liên quan.
- Các thông tin, yêu cầu, nguyện vọng của CBCNV, HSSV khi đăng ký vào trường.


5. Các phương tiện, thiết bị hỗ trợ cho việc thực hiện công việc:


Máy vi tính, điện thoại, Fax, Projector, mạng LANS, mạng Internet, micro xách tay, các phần mềm liên quan….


6. Các mối quan hệ trong việc thực hiện công việc:


- Báo cáo: Ban Giám hiệu nhà trường.
- Kiểm soát: Giáo viên, CBCNV, HSSV, các doanh nghiệp do nhà trường liên kết.


7. Sản phẩm của Phòng Tổ chức – Hành chính – Quản trị:


7.1. Tên sản phẩm (SP): Xem danh mục hồ sơ của P.TCHCQT (TCT 4.2.4 – B1). Sau đây là các hồ sơ chính:


1/ Bảng phân công trách nhiệm quyền hạn cho từng thành viên trong phòng.
2/ Biểu mẫu báo cáo công tác tháng.
3/ Biểu mẫu chấm công.
4/ Bảng tổng kết xếp loại lương kỳ.
5/ Sổ theo dõi giấy đi công tác của CBCNV.
6/ Các văn bằng, chứng chỉ.
7/ Bảng báo bù, báo nghỉ của CBCNV.
8/ Giấy xác nhận của HSSV, giấy xác nhận công tác.
9/ Sổ giao nhận thiết bị.
10/ Sổ quản lý thiết bị cơ sở vật chất.
11/ Các ý kiến đề xuất về giải quyết chế độ chính sách và khen thưởng kỷ luật đối với CBCNV trong nhà trường.
12/ Danh mục trang thiết bị và sự vận hành của các trang thiết bị trong trường.
13/ Các đề xuất chiến lược phát triển của nhà trường.
14/ Nhận xét đánh giá giáo viên, CBCNV từng học kỳ và năm học.
15/ Sổ giao nhận công văn đi và đến.
16/ Văn bản, quy định, quyết định liên quan đến phòng.


7.2. Yêu cầu chất lượng của sản phẩm:


1/ Đúng người, đúng việc, đúng năng lực.
2/ Chính xác, khách quan.
3/ Cập nhật trang thiết bị, các thiết bị hoạt động tốt.
4/ Chính xác đúng kế hoạch.
5/ Đúng ý kiến chỉ đạo của cấp trên và đúng thời gian.


7.3. SP được cung cấp cho những ai:


- HSSV, giáo viên, CBCNV của nhà trường.
- Ban Giám hiệu, các phòng, các ban, các khối, các bộ phận có liên quan.